|  Records
Management
 Richesse
et contrainte
Les documents sont présents dans l’entreprise sous des formes
et des formats divers, papier ou électronique, simple feuille ou
rapport, fichier de transactions ou email... Ils sont à la fois
: une richesse certaine pour l’entreprise et une source d’ennuis
potentiels s’ils viennent à manquer en cas de besoin ou s’ils
finissent par saturer les Archives !
Des enjeux réglementaires
et opérationnels
Le droit commun civil et commercial fixe des durées de prescription
qui imposent de fait, un délai minimal de conservation de certains
documents. A cela s’ajoutent des législations spécifiques
(ainsi : le code Monétaire et Financier à propos des documents
relatifs à l’identité des clients).
La perte des documents du fait d'une conservation défectueuse ou
l'incapacité de les produire en cas de contentieux peut être
alors ruineuse.
Il n’est pas rare d’autre part de constater un accroissement
régulier du stock de documents en vertu d’une méconnaissance
des règles de conservation ou de la multiplication des copies et
des formats.
Il devient nécessaire et même vital de savoir ou pouvoir
: reconnaître les documents vitaux, importants ou simplement utiles,
les conserver le temps nécessaire (mais pas au delà), les
retrouver rapidement, les utiliser et les partager sans les multiplier.
L’Archiviste
devient Records Manager
Le Records Management est une discipline régie par une norme internationale,
l’ISO 15489 : c’est l’organisation et la gestion efficace
et systématique de la création, de la réception,
de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents (écrits
ou enregistrements considérés comme des « unités
», créés ou reçus et préservés
à titre de preuve ou d'information par une personne physique ou
morale, dans l'exercice de ses obligations légales ou de la conduite
de son activité).
Cette vision élargie qui couvre le cycle de
vie complet des documents, transforme le rôle traditionnel de l’Archiviste
en celui de Records Manager, impliqué dans tous les processus et
jugé en fonction de critères de sécurité (préservation,
protection), d’accessibilité (recherches) et de coût.
Notre approche : une démarche
intégrée
Notre démarche respecte les fondements de la norme ISO 15489. Nous
analysons l’impact de la mise en œuvre sous les angles Réglementaire
& Légal, Sécurité de l’information, Continuité
de l’activité, Audit et Métier, au moyen d’un
ensemble de critères touchant à la gestion des originaux,
celle des documents numérisés et à la performance
(tableau ci-dessous).
1- Le Records Management est considéré sous l’angle
d’un processus transversal dont la finalité est la maîtrise
des flux documentaires. L’ensemble s’appuie sur 3 axes : Gérer
le référentiel, Gérer le fonctionnement, Assurer
la conformité et optimiser.
2- Le plan de classement des records est adossé aux processus
de l’entreprise, gage de stabilité, souplesse et simplicité.
Les records sont groupés par classes auxquelles sont affectées
des données de gestion.
3- Un ensemble cohérent d’outils indispensables à
une mise en œuvre réussie est mis au point : Politique Générale,
Plan de classement, Règles de conservation, Métadonnées
…
4- Les opérationnels sur lesquels repose la réussite d’un
tel projet sont accompagnés de bout en bout : analyse de la valeur
des records et aide à leur sélection, conseil sur le choix
d’une solution de numérisation et de GED, …
Notre Offre
Accompagner les entreprises dans la mise en place d’un Records Management
adapté à leur contexte :
 Mise au point du Référentiel
de Records Management :
Politique générale,
processus générique de Records Management,
indicateurs de mesure, plan de
classement et règles de conservation.
Instauration du fonctionnement
quotidien :
Développement des outils
de pilotage du Records Management,
Déploiement progressif
du Référentiel par processus ou par secteur de l’entreprise,
Implémentation concomitante
des outils.
Mise sous contrôle des processus
:
Mise en oeuvre du système
de mesure de l’efficience du Records Management
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